Obtenção de certidões negativas
Por que as certidões negativas são importantes para empresas?
As certidões negativas são essenciais para todas as empresas que desejam manter sua conformidade fiscal, participar de licitações públicas, obter financiamentos ou realizar auditorias que precisam comprovar sua regularidade.
Esses documentos oficiais atestam que a pessoa jurídica ou física não possui pendências com órgãos públicos, seja no âmbito tributário, previdenciário, trabalhista ou judicial.
O que são certidões negativas?
A certidão negativa de débitos (CND) é um documento que confirma que não existem débitos registrados em nome do contribuinte até a data da emissão. Quando há dívidas com exigibilidade suspensa, é emitida uma Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN).
Esses documentos têm base legal no Código Tributário Nacional (CTN), artigos 205 e 206, e na Constituição Federal, art. 5º, XXXIV, alínea “b”.
Quais certidões negativas existem?
- Certidão de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União – Receita Federal e PGFN.
- Certidão Estadual – Referente a tributos como ICMS.
- Certidão Municipal – Relacionada a ISS, IPTU e taxas locais.
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) – Tribunal Superior do Trabalho.
- Certidão de Falência e Concordata – Tribunais de Justiça Estaduais.
Quais informações constam nas certidões negativas?
As certidões apresentam um padrão de informações essenciais:
- Identificação do órgão emissor
- Dados do contribuinte (nome, CPF ou CNPJ, endereço)
- Tipo de certidão (negativa, positiva ou CPEN)
- Período de abrangência ou situação fiscal
- Data de emissão e prazo de validade
- Código de verificação ou QR Code
- Assinatura digital ou autenticação eletrônica
Qual o prazo de validade das certidões negativas?
O prazo de validade varia conforme o órgão, geralmente entre 30 e 180 dias. Após vencidas, novas certidões devem ser solicitadas.
Hoje, a maioria é emitida de forma eletrônica e imediata, desde que não existam pendências.
Base legal e segurança jurídica
Além do CTN e da Constituição, a Lei nº 9.051/1995 assegura a emissão de certidões em até 15 dias. Já o art. 205 do CTN determina o prazo de até 10 dias no caso de tributos.
A Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 103/2021 regulamenta a emissão eletrônica das certidões federais desde 2022.
Quando sua empresa precisará de uma CND?
A emissão e o controle das certidões negativas devem ser parte da rotina fiscal das empresas. Elas são essenciais em casos como:
- Participação em licitações ou concorrências
- Solicitação de crédito ou financiamentos
- Auditorias, fusões, incorporações ou vendas
- Manutenção da conformidade fiscal e reputacional
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